Drifts- og prosjektsekretær (70 % stilling) -- Gode muligheter for fast ansettelse

Søker du en variert og ansvarsfull kontorhverdag med fleksitid? Tveita borettslag søker en selvstendig drifts- og prosjektsekretær i 70 % stilling. Vi tilbyr ordnede tariffavtaler, fleksitidsordning med kjernetid 09--14, og gode muligheter for at vikariatet blir til en fast ansettelse på sikt.

Arbeidstid og fleksibilitet

• Arbeidstid: Det er mulighet for fleksitid med kjernetid mellom kl. 09.00 og 14.00.

• Pauser: Spisepause fra kl. 11.00 til 11.30, samt korte kaffepauser på for- og ettermiddagen.

• Overtid må påregnes ved behov etter avtale med daglig leder, innenfor lovverkets rammer.

Sentrale arbeidsoppgaver og ansvarsområder

Som drifts- og prosjektsekretær får du en sentral og operativ rolle på driftskontoret. Du vil ha en bred kontaktflate mot beboere, tillitsvalgte og OBOS Forvaltning.

Dine hovedoppgaver vil være:

• FDV og HMS: Følge opp servicerapporter og andre aktuelle saker i Curotech FDVweb, samt følge opp borettslagets HMS-dokumentasjon.

• Fakturabehandling: Mottak, kontroll, kontering og arkivering, samt klargjøring for OBOS Forvaltning.

• Beboer- og saksbehandling: Håndtere velkomstbrev til nye andelseiere, samt behandling av klagesaker og utsendelse av standardbrev.

• Styre- og møtearbeid: Tilrettelegge og booke møter for styret, følge opp styrevedtak, samt delta og skrive referat i daglig leders fravær.

• Daglig kontordrift: Besvare telefonhenvendelser, e-post, løpende postbehandling og arkivering.

• Salg og kasseansvar: Ansvar for egen håndkasse/salgskasse ved salg av nøkler og brikker.

• Prosjektbistand: Bistå daglig leder i forsikringssaker og løpende rehabiliteringsprosjekter.

Hvem ser vi etter?

Vi ønsker oss en strukturert og utadvendt person som kjenner seg igjen i følgende:

• Du er serviceinnstilt, initiativrik og jobber godt selvstendig.

• Du har gode samarbeidsevner og trives i et team.

• Du har evne og vilje til nytenking, omstilling og utvikling.

• Du er nøyaktig og trives med systemer og administrative verktøy.

• Du er godt vant med PC som arbeidsverktøy (MS Office). Det er en fordel om du har kjennskap til Photoshop eller InDesign, samt erfaring med FDV- eller HMS-systemer, men opplæring vil bli gitt.

Vi tilbyr

• En variert og trygg arbeidsplass i et veldrevet borettslag.

• Tariffestede lønns- og arbeidsvilkår.

• Særskilt stillingsinstruks og ordnet arbeidsavtale.

• Stillingen rapporterer til daglig leder.

Merk: Stillingen krever absolutt taushetsplikt i henhold til borettslagsloven § 86.