Seniorkonsulent/rådgiver innen studieadministrasjon

Om stillingen

Institutt for medisinske basalfag (IMB) arbeider for å øke basalmedisinsk kunnskap slik at vi kan forstå normale prosesser, gi innsikt i mekanismer som forårsaker sykdom, og fremme god helse. Instituttet har ansvar for undervisning i basalfagene i medisinutdanningen, masterutdanningen i klinisk ernæring samt deler av forskerutdanningen ved Det medisinske fakultet. Instituttet har om lag 350 ansatte, og holder til i Domus Medica på Gaustad i Oslo. 

Vi søker en ny kollega til en fast 100 % stilling i Seksjon for studiestøtte og administrative fellestjenester ved IMB. Seksjonen har ansvar for studieadministrasjon og undervisningsplanlegging, administrativ støtte til instituttets fagavdelinger, ekspedisjon, kommunikasjon, nettredaksjon, og lederstøtte. Seksjonen består av 10 årsverk, og du rapporterer til seksjonssjef. 

Du blir en av to administrative medarbeidere som primært jobber med det femårige masterprogrammet i klinisk ernæring. Du vil samarbeide tett med Avdeling for ernæringsvitenskap og programrådsleder for masterprogrammet. Her kan du lese mer om ernæringsstudiet.

Dine arbeidsoppgaver vil i hovedsak være

• Hovedansvar for studentkontakt, veiledning og informasjon, inkludert oppfølging av studieprogresjon, permisjonssøknader og tilrettelegging på eksamen og i studiehverdagen
• Undervisningsplanlegging og timeplanlegging
• Ansvar for alle emner i læringsplattformen Canvas og semestersider på nett
• Eksamensarbeid – ordinær og kontinuasjon, skriftlig og muntlig
• Sekretær i programrådet
• Kontaktpunkt ved skikkethetssaker
• Studiestartkoordinator og rekrutteringsaktiviteter for studenter
• Administrere pensumliste i Leganto

Andre oppgaver kan tillegges stillingen ut fra behov eller søkers kvalifikasjoner.

Kvalifikasjoner

Nødvendige kvalifikasjoner

• Utdanning fra universitet eller høyskole, minimum tilsvarende bachelornivå. Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere for utdanningskravet. 
• Relevant arbeidserfaring med studieadministrasjon innen universitets- og høyskolesektoren.
• Svært god skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk og engelsk.
• Gode IT-ferdigheter. 

Ønskede kvalifikasjoner

• Erfaring med saksbehandling i offentlig forvaltning.
• God kjennskap til studieregelverk i universitets- og høgskolesektoren.
• God kjennskap til studieadministrative systemer (Felles Studentsystem (FS), timeplanleggingssystem (TP), digital læringsplattform (Canvas)). 
• Kjennskap til Wiseflow, Vortex og arkivsystemet Websak.

Hva ser vi etter i deg?

• Ansvarsbevisst, selvstendig og med god gjennomføringsevne
• Strukturert, grundig og nøyaktig i saksbehandlingen
• Evne til å prioritere og håndtere flere parallelle oppgaver i perioder med høyt tempo
• Gode samarbeids- og kommunikasjonsevner, serviceinnstilt og løsningsorientert i møte med ulike aktører
• Bidrar til et godt arbeidsmiljø og samarbeidsklima, og er opptatt av kunnskapsdeling med kolleger

Personlig egnethet og motivasjon for stillingen vil bli tillagt stor vekt ved utvelgelsen.

Søkere tidlig i karrieren oppfordres til å søke stillingen som seniorkonsulent (SKO 1363). Ved ansettelse som seniorkonsulent vil arbeidsoppgavene tilpasses den enkeltes erfaring og kvalifikasjoner.

For ansettelse som rådgiver (SKO 1434) kreves relevant erfaring og kompetanse som gjør kandidaten i stand til å utføre mer selvstendige og komplekse oppgaver innen stillingens ansvarsområde. Rådgiverstillingen kan også omfatte utrednings-, utviklings- og rådgivningsoppgaver.

Vi trenger ulike perspektiver i vårt arbeid 

UiO er et åpent og internasjonalt breddeuniversitet, og vil være en inkluderende og mangfoldig arbeidsplass og studiested. Les mer om UiOs arbeid for likestilling, inkludering og mangfold på uio.no.

Vi løser vårt samfunnsoppdrag best når vi tar i bruk våre ulike erfaringer, bakgrunner og perspektiver. Vi vil gjerne ha flere gode kolleger – kanskje den neste er deg?  

Vi vil tilrettelegge dersom du har behov for det. Aktuell tilrettelegging kan for eksempel være endring av arbeidstid, tilpasning av arbeidsoppgaver, digital, teknisk, eller fysisk tilrettelegging eller andre praktiske tilpasninger.

Har du innvandrerbakgrunn, funksjonsnedsettelse eller hull i CV-en, oppfordrer vi deg til å krysse av for dette i jobbsøkerportalen. Vi kaller alltid inn minst én kvalifisert søker fra hver gruppe til intervju. Med funksjonsnedsettelse menes her en søker som oppgir å ha en funksjonsnedsettelse som vil medføre tilrettelegging på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet. Les mer om kravene på Arbeidsgiverportalen.

Avkrysningene i jobbsøkerportalen blir brukt til anonymisert statistikk som alle statlige virksomheter rapporterer i sine årsrapporter.

Vi håper at du søker på stillingen hos oss. 

Hvorfor skal du velge oss?

• Spennende og meningsfylte arbeidsoppgaver i en virksomhet med et viktig samfunnsoppdrag, som bidrar til kunnskapsutvikling, utdanning og opplysning som fremmer en bærekraftig, rettferdig og kunnskapsbasert samfunnsutvikling.
• Et hyggelig og inkluderende arbeidsmiljø.
• Gode velferdsordninger.
• Mulighet for inntil 1,5 time i uken med trening i arbeidstiden.
• En arbeidsplass med gode utviklings- og karrieremuligheter.
• Medlemskap i Statens Pensjonskasse, som er en av Norges beste pensjonsordninger med gunstige boliglån og gode forsikringsordninger.
• Lønn i stilling som seniorkonsulent, stillingskode 1363 i lønnsspenn kr fra 600 000 til 650 000, avhengig av kompetanse og erfaring. Lønn i stilling som rådgiver, stillingskode 1434 i lønnsspenn kr fra 660 000 til 730 000,  avhengig av kompetanse og erfaring. Fra lønnen trekkes 2 prosent i lovfestet innskudd til Statens Pensjonskasse.

 

Les mer om fordelene med å jobbe i staten i Arbeidsgiverportalen.

Søknad

Søknaden skal inneholde:

• CV
• Søknadsbrev
• Vitnemål og attester
• Kontaktinformasjon til 2-3 referanser

Din CV må registreres i Jobbnorges CV-skjema, og kan ikke kun legges ved som vedlegg. Ordningen skal sikre korrekt dokumentasjon og journalføring i tråd med forskrift til forvaltningsloven § 15.

Søknad med vedlegg må sendes inn via vårt rekrutteringssystem Jobbnorge, klikk “Søk stillingen”.

Når du søker på stillingen, ber vi deg hente utdanningsresultatene dine fra Vitnemålsportalen.no. Om utdanningsresultatene dine ikke er tilgjengelige via Vitnemålsportalen, ber vi deg laste opp kopier av vitnemålene eller karakterutskriftene dine. All dokumentasjon må være på engelsk eller et skandinavisk språk.

Generell informasjon

Vennligst merk at vi ikke kan legge til dokumentasjon etter søknadsfristen. Ettersom fristen er lik for alle søkere, skal denne praksisen sikre likebehandling gjennom hele rekrutteringsprosessen. Hvis du opplever problemer med å laste opp dokumenter i Jobbnorge, ber vi deg kontakte deres kundeservice. 

Den primære kommunikasjonsformen gjennom prosessen vil være e-poster og meldinger via Jobbnorge. Når du mottar varsel om en melding i Jobbnorge, ber vi deg logge inn for å lese den, da den kan inneholde viktig informasjon.

Aktuelle søkere vil bli invitert til intervju.

Søkerlister kan bli offentliggjort iht. Offentleglova § 25 andre ledd. Når du søker jobb hos oss vil navnet ditt stå på den offentlige søkerlisten. Det er mulig å be om å bli unntatt denne listen. Du må begrunne hvorfor du ønsker unntak fra offentliggjøring og vi tar deretter stilling til om vi kan innvilge ønsket ditt. Kan vi ikke det vil du høre fra oss.