Er du vår nye administrasjonskonsulent?

Er du klar for å bekle rollen, som vår nye administrasjonskonsulent i sekreteriatet?

Du blir en del av administrerende direktørs sekretariat, som har 5 medarbeidere. Sekretariatet er ansvarlig for daglig drift knyttet opp mot administrerende og viseadministrerende direktør. Herunder saksbehandling, koordinering og gjennomføring av møter, samt oppfølging av henvendelser. Sekretariatet preges av høy aktivitet, varierte arbeidsoppgaver og ansatte i sekretariatet må være kjent med pågående prosesser ved Oslo universitetssykehus HF. I det daglige er det tett kontakt med både ledelsen, ansatte i direktørens stab og sykehuset for øvrig.

Oslo universitetssykehus er en arbeidsplass med stort mangfold. Vi mener dette er avgjørende for å løse våre oppgaver på best mulig måte. Vi ønsker at dette mangfoldet skal gjenspeiles blant søkerne til våre stillinger, og oppfordrer alle kvalifiserte kandidater, uavhengig bakgrunn, til å søke!

Arbeidsoppgaver

Hvordan ser en arbeidshverdag ut? 

• Bistå i daglig drift ut fra etablerte planer og styrende prosesser, samt bidra til videreutvikling av sekretariatet
• Betjene administrerende direktørs telefon og forværelses-funksjon ved å ta imot besøkende og besvare henvendelser
• Lederstøtte for kontorleder og øvrige ledere i stab etter avtale.
• Samarbeide med direktørens stab og enheter i sykehuset for øvrig
• Bistå ved organisering og gjennomføring av møter og større arrangementer for sykehusledelsen
• Bidra inn mot stabens felles informasjon via TEAMS, intranett mm.
• Arbeidsoppgavene krever at man tar selvstendig ansvar og initiativ, og samtidig følger etablerte prosedyrer og rutiner.

Kvalifikasjoner

For å trives med arbeidsoppgaver hos oss, ser vi etter deg som har følgende kvalifikasjoner:

• Inntil 3-årig universitets- eller høyskoleutdanning eller tilsvarende kvalifiserende praksis
• Arkivfaglig kompetanse og kjennskap til spesialisthelsetjenesten vektlegges
• IT-kompetanse med PC som arbeidsverktøy generelt og M365 spesielt.

I tillegg kommer bruk av:

• Arkiv- og saksbehandlingssystem – Public 360
• Innkjøps- og fakturabehandlingssystem – iProc og Eye-Share
• Personaladministrative system – GAT og Personalportalen
• Publiseringsverktøy Admincontrol

Vi ber om at relevant dokumentasjon legges ved søknaden.

Personlige egenskaper

Hvem er du? Jo, du har/er:

• Høy integritet og god vurderingsevne
• Samarbeider godt i team og bidrar til kunnskapsdeling
• Selvstendig, initiativrik og løsningsorientert
• Strukturert, nøyaktig og har effektiv arbeidsform
• Gode kommunikasjons- og serviceferdigheter.
• God muntlig og skriftlig fremstillingsevne.
• Evne til å bidra positivt i et faglig og kollegialt miljø.

Vi tilbyr

Oslo universitetssykehus har et viktig samfunnsoppdrag i det å tilby gode og likeverdige helsetjenester til befolkningen. Som medarbeider ved sykehuset vil du ha en rolle i å innfri dette. Du har betydning for pasientsikkerhet, trivsel på arbeidsplassen og utvikling av en trygg, åpen og inkluderende kultur.
 
Vi er opptatt av at du skal trives og utvikle deg, les under hva vi kan tilby deg:

• Du blir en del av en faglig sterk arbeidsplass og stolte fagpersoner. 
• Du vil oppleve interessante og utfordrende arbeidsdager i en stor og sammensatt virksomhet, med et stort spenn av ulike arbeidsoppgaver
• Du får en utfordrende, variert og spennende hverdag i en kompleks organisasjon som er i kontinuerlig utvikling.
• Du blir en del av et tverrfaglig arbeidsmiljø med høy kompetanse, og et utstrakt samarbeid med dedikerte kolleger som er ledende innenfor sine fagområder.
• Du blir gitt gode muligheter for faglig og personlig utvikling. Du får god opplæring og det vil være mulighet for interne kurs og årlige seminarer, samt faglig påfyll underveis.
• Vi tar vare på våre nye medarbeidere og støtter deg gjennom oppstartsfasen med vårt sentrale nyansattprogram, les mer: https://www.oslo-universitetssykehus.no/om-oss/jobb-og-utdanning/arbeidsplassen-var/velkommen-med-pa-laget/
• Du får lønn etter avtale
• Du blir en del av en IA-bedrift
• Du blir en del av en pensjonsordning, gruppe- og ulykkesforsikring
  
• Vi har velferdstilbud for våre medarbeidere, f. eks. teaterbilletter, bedriftskor, bedriftsidrettslag m.m.

I Oslo universitetssykehus driver vi med avansert pasientbehandling, forskning, utprøvende behandling, undervisning og innovasjon på et høyt internasjonalt nivå. Vi er derfor hele Norges bakvakt! Vi trenger deg med på laget.
 
Høres dette ut som en stilling for deg? Vi gleder oss til å lese din søknad.

Vil du vite mer om oss?
Les om arbeidsplassen vår her: https://www.oslo-universitetssykehus.no/om-oss/jobb-og-utdanning/arbeidsplassen-var

Kontaktinformasjon

Anne Margrethe Svanes, Avdelingsleder, +4722118354

Arbeidssted

Forskningsveien 2B
0373 Oslo

Nøkkelinformasjon:

Arbeidsgiver: Oslo universitetssykehus HF

Referansenr.: 5028796549
Stillingsprosent: 100%
Fast
Søknadsfrist: 29.10.2025