Vi søker Drifts- og administrasjonskoordinator

Vi vokser raskt -- nå trenger vi deg som holder oversikten

Trives du med ansvar, variasjon og en arbeidshverdag hvor det skjer mye? Er du strukturert, løsningsorientert og god til å følge opp både mennesker, kunder og oppgaver?

Jippie AS er i sterk vekst, og vi søker nå en initiativrik person som kan bli en nøkkelressurs i administrasjonen vår. Du vil få en sentral rolle innen blant annet drift, ordreoppfølging, fakturering, kundebehandling, bemanning og HR.

Hos oss vil du ikke bare følge eksisterende rutiner. Du vil også få ansvar for å utvikle, forbedre og etablere nye systemer og arbeidsprosesser som gjør selskapet mer effektivt og bedre rustet for videre vekst.

Du blir en del av et lite administrativt team med korte beslutningsveier, stor tillit og gode muligheter til å påvirke både din egen rolle og hvordan vi arbeider.

Om rollen

Arbeidsdagene hos Jippie er varierte. Noen dager handler mest om kunder, tilbud og ordre. Andre dager kan du arbeide med bemanning, fakturering, personaloppfølging, dokumentasjon eller utvikling av interne rutiner.

I høysesongen har vi mange leveranser, ansatte og kunder som skal følges opp samtidig. Det er derfor viktig at du klarer å prioritere, beholde oversikten og sørge for at oppgaver blir fulgt helt frem til de er løst.

Stillingen er i hovedsak en kontor- og administrasjonsrolle, men du vil få god innsikt i hele driften og samarbeide tett med både ledelsen, administrasjonen og våre operative medarbeidere.

Arbeidsoppgaver

• kundedialog, tilbud, ordrebehandling og kundeoppfølging

• koordinering og oppfølging av arrangementer, prosjekter og leveranser

• fakturering og kontroll av ordre- og fakturagrunnlag

• enkle regnskapsoppgaver og klargjøring av dokumentasjon

• planlegging av bemanning og oppfølging av arbeidstider

• personaladministrasjon og HR-relaterte oppgaver

• oppfølging av ansatte, avtaler, frister og interne rutiner

• bistand i rekrutteringsprosesser og oppfølging av nye medarbeidere

• dokumenthåndtering og administrativ støtte til ledelsen

• utvikling og implementering av nye systemer og arbeidsprosesser

• forbedring av struktur, rutiner og informasjonsflyt på tvers av selskapet

Rollen kan tilpasses noe etter erfaring, kompetanse og interesse. Har du særlig kompetanse innen HR, ledelse, økonomi, regnskap eller operativ drift, vil du kunne få et større ansvar innenfor dette området.

For den rette personen kan stillingen over tid utvikle seg til en bredere rolle innen administrativ ledelse, HR eller operativ drift.

Hvem ser vi etter?

Vi ser etter deg som tar eierskap til oppgavene dine og ikke er avhengig av detaljerte instrukser for å komme videre. Du ser hva som må gjøres, følger det opp og sørger for at det blir gjennomført.

Du vil passe godt i rollen dersom du:

• er svært strukturert og god til å holde oversikt

• arbeider selvstendig og tar ansvar for egne resultater

• klarer å prioritere når flere saker krever oppmerksomhet samtidig

• kommuniserer tydelig og profesjonelt med kunder og ansatte

• er løsningsorientert og komfortabel med å ta beslutninger

• liker å skape struktur og utvikle gode arbeidsprosesser

• lærer nye systemer raskt og har god digital forståelse

• trives med ansvar og en arbeidshverdag i stadig utvikling

• er trygg i møte med ulike mennesker og situasjoner

• bidrar positivt til samarbeid og arbeidsmiljø

Det er viktig at du trives med å ha mange oppgaver pågående samtidig, uten å miste kontrollen på detaljer, frister eller oppfølging.

Ønsket bakgrunn

Relevant høyere utdanning er en fordel, men ikke et krav. Aktuelle fagområder kan være:

• HR og personalledelse

• ledelse og organisasjon

• økonomi og administrasjon

• organisasjonspsykologi

• arbeidslivsstudier

• prosjektledelse

• regnskap eller økonomistyring

Relevant erfaring og gode personlige egenskaper kan veie opp for manglende formell utdanning.

Erfaring fra administrasjon, kundeservice, HR, bemanningsplanlegging, koordinering, regnskap eller operativ drift vil være positivt.

Du må kunne kommunisere godt skriftlig og muntlig på norsk.

Dette tilbyr vi

• en sentral rolle med stor tillit og reell påvirkningskraft

• et bredt ansvarsområde og varierte arbeidsdager

• muligheten til å forme og videreutvikle din egen stilling

• gode utviklingsmuligheter i en bedrift med høye ambisjoner

• tett samarbeid med ledelsen og resten av administrasjonen

• korte beslutningsveier og stor gjennomføringskraft

• muligheten til å utvikle systemer og rutiner fra grunnen av

• et ungt, uformelt og inkluderende arbeidsmiljø

• konkurransedyktige betingelser

Hos Jippie blir du ikke én av mange. Du blir en av personene som samler trådene og sørger for at kunder, ansatte, oppgaver og leveranser blir fulgt opp på en profesjonell måte.