Dokumentforvalter/Arkivar til Dokumentsenteret

Vi er en engasjert gjeng som leverer dokumentasjonsforvaltning i Utlendingsdirektoratet (UDI) – med faglig stolthet, samarbeid og kontinuerlig utvikling i fokus.

UDI trenger 2 effektive og fleksible arkivmedarbeidere som kan styrke det arkivfaglige miljøet og bidra til å løse samfunnsoppdraget UDI er satt å gjøre. En rådgiver og en seniorrådgiver som motiveres av å skape resultater sammen med teamet og i tillegg ivrer etter å finne forbedringsområder og har faglig funderte ideer som kan hjelpe oss å videreutvikle tjenestene våre. i Dokumentsenteret vil du bli en del av en seksjon bestående av ca 20 dyktige medarbeidere igjen tilhører UDI’s digitaliseringsenhet DIGA.

De neste seks årene skal UDI gjennom DIGA utvikle helt nye IT-systemer for hele utlendingsforvaltningen. Dette skal øke den nasjonale sikkerheten og gi brukerne kortere ventetider. UDI, er sammen med UD, UNE og politiet, tildelt drøyt 2 mrd. til å bygge helt nye løsninger for hele utlendingsforvaltningen fra bunnen av. Dette er ett av de største IT-prosjektene i landet de neste årene, og ett av de viktigste. 

I DIGA utvikler, drifter og forvalter vi IT-tjenester som er avgjørende for behandling av søknader om asyl, visum, opphold og statsborgerskap. Vi har ansvar for UDIs digitale veikart, målbildet og handlingsplaner, og vi deltar aktivt i europeisk samarbeid om felles løsninger.

DIGA er i dag 175 ansatte og cirka 100 konsulenter. Her har vi fokus på moderne arbeidsmetoder som DevOps og Design Thinking, og et inkluderende arbeidsmiljø preget av samarbeid, humor og raushet. Hvis du ønsker å bidra til vårt viktige samfunnsoppdrag, er dette stillingen for deg! 
Dokumentsenteret har ansvar for det daglige arkivarbeidet i UDI og for å sikre at virksomheten til enhver tid følger gjeldende lover og forskrifter knyttet til dokumentasjonsforvaltning. Vi håndterer et bredt spekter av oppgaver, som mottak og sortering av post, skanning og registrering i fagsystemet, digitalisering av papirdokumenter, arkivering, kassasjon og behandling av innsynsbegjæringer, journalposter, admin. oppgaver og brukerstøtte til resten av organisasjon. Totalt forvalter vi om lag 10 000 hyllemeter med fysisk arkivmaterialet.

Seksjonen er organisert i to team: DUF-teamet, som arbeider med arkiv knyttet til utlendingssaker, og NOARK- teamet, som har ansvar for arkivsystemet UdiSak (fra 2026 WebSak). Vi har stor fleksibilitet mellom teamene, og medarbeidere utfører ofte oppgaver på tvers.

Vil du vite mer om Moderniseringen av Utlendingsforvaltningen (Modulf)? Gå til Spotify og søk opp UDI-innsikt. Der finner du Podcast-episoder om Modulf-programmet og pågående rekrutteringer. Du kan også få mer informasjon og se videoer ved å gå inn på Modulf - Et av landets største digitaliseringsprosjekter.

Arbeidsoppgaver

• Kombinere daglig drift, med å se nye løsninger for effektiv, sikker og digital dokumentasjonsbehandling
• Opplæring, rådgivning, brukerstøtte og oppfølging av saksbehandlere og ledere på alle nivåer, både i klasserom og ved personlig veiledning
• Arbeidet vil omfatte oppgaver knyttet til fagarkiv og sakarkiv, både fysisk og elektronisk
• Digitalisering og kassasjon av utlendingssaker som blir en av de viktigste oppgavene framover
• Håndtere sikkerhetsgradert informasjon
• Bidra til at arkivfunksjonen yter god service og effektiv service for alle brukere av arkivet

Kvalifikasjoner

Du må ha:

• Minimum bachelor innen arkiv, informasjonsforvaltning eller lignende. Særlig relevant erfaring kan kompensere for kravet til utdanning
• For stillingen som rådgiver og seniorrådgiver ønsker vi henholdsvis 2 og minimum 5 års erfaring fra dokumentasjonsforvaltning
• God kjennskap til relevant lovverk (arkivloven, offentlighetsloven, GDPR og sikkerhetsloven)
• Gode kunnskaper i bruk av relevante digitale verktøy, god IKT-kompetanse god teknisk forståelse særlig i bruk av sak- og arkivløsning
• Erfaring med veiledning, opplæring og prosjektarbeid
• Gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsferdigheter i norsk (nivå C1)
• Ansettelse skjer under forutsetning at søker må kunne bli sikkerhetsklarert på nivå HEMMELIG og autorisert etter sikkerhetsloven

Det er ønskelig at du har:

• Erfaring med WebSak, P360 eller tilsvarende sak- og arkivsystemer basert på NOARK-standarden
• Erfaring fra fagsystemet DUF er en fordel
• Erfaring med arbeidet knyttet til bevarings- og kassasjonsplan samt arbeidet med avlevering og deponering av arkivmateriale
• Erfaring med smidige arbeidsmetodikk

Personlige egenskaper

• Du er selvstendig, men trives også til å jobbe i team og har vilje til å bidra der det er behov
• Du er strukturert, nøyaktig og serviceinnstilt
• Du er pålitelig, løsningsorientert, fleksibelt og tilpasningsdyktig
• Du viser engasjement og nysgjerrighet, og ser etter muligheter for videreutvikling av tjenesten
• Du er god på å formidle budskap og trygg i kommunikasjon med andre mennesker
• Om du venter på svar fra andre, er du proaktiv og tar kontakt, både fysisk og digitalt.
• Du trives og søker utvikling og forbedring, du møter endringer med nysgjerrighet og positivitet

Derfor bør du velge oss:

Jobb med datakvalitet i en virksomhet med ett av Norges viktigste samfunnsoppdrag. Vi har høy faglig kompetanse, stort engasjement og dyktige medarbeidere. Verdensbegivenheter påvirker jobben vår direkte, og vi er vant til å justere oss raskt etter svingningene i migrasjonen til landet. Profesjonalitet, menneskeverd og helhet er verdiene våre. De er viktige for oss, og skal påvirke hvordan vi løser oppgavene våre hver dag.

Vi holder til i moderne og flotte lokaler på Helsfyr, med en kjempegod kantine. Vi tilbyr goder som sommertid, trening i arbeidstiden, fleksitid, fleksibel arbeidsplass, og ikke minst landets aller beste kolleger (mener vi).  

Du ansettes og lønnes som rådgiver eller seniorrådgiver (stillingskode 1434 eller 1364) i lønnsspennet kr 600 000 - 750 000 brutto per år avhengig av kvalifikasjoner. For spesielt kvalifiserte søkere kan høyere lønn vurderes. Et lønnstrekk på to prosent gir deg gode ordninger for pensjon, lån og forsikringer i Statens pensjonskasse. 

Du søker på stillingen via søknadssystemet Webcruiter. Vi er opptatt av hva du kan, dine erfaringer og kompetanse, derfor ber vi deg om å levere en beskrivende CV i tillegg til søknadsbrevet. Du må legge ved vitnemål når du søker på stillingen. Du skal laste opp vitnemålet ditt fra Vitnemålsportalen i Webcruiter. Dersom du har utdanning fra utlandet, må den være godkjent av NOKUT eller Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (hkdir.no). 

I UDI er vi opptatt av mangfold. Vi mener at inkludering og mangfold er en styrke. Vi ønsker medarbeidere med ulike kompetanser, fagkombinasjoner, livserfaring og perspektiver for å bidra til enda bedre oppgaveløsning. Vi vil tilrettelegge for medarbeidere som har behov for det. Aktuell tilrettelegging kan for eksempel være tekniske hjelpemidler, tilpasning av møbler eller endring av rutiner, arbeidsoppgaver og arbeidstid. Har du hull i CV-en din, funksjonell nedsettelse eller innvandringsbakgrunn, vil vi oppfordre deg til å krysse av for dette når du søker stilling hos oss. Vi kaller alltid inn minst én kvalifisert kandidat fra hver av disse gruppen til intervju. Vi oppfordrer derfor alle kvalifiserte til å søke hos oss.

Når du søker jobb hos oss, vil navnet ditt stå på en offentlig søkerliste. Det er mulig å be om å bli utelatt fra denne listen. I så fall må du begrunne hvorfor du ønsker det. Hvis ønsket ditt ikke kan innvilges, tar vi kontakt med deg i forkant

Kontaktinformasjon

Arbeidssted

Nøkkelinformasjon: