Looking for Your Next Opportunity? Join NOV's Operations Support Team!

About the Role

The Operations Support team is part of the NOV Aftermarket Spare Parts department. We deliver spare parts to external customers worldwide and support intercompany demands for offshore equipment.

Due to increased workload within our Certification Team, we are looking for a Spare Parts Assistant to support us with documentation, certification administration, and general back-office activities.

This role is ideal for someone who enjoys working in a structured environment, has strong attention to detail, and likes supporting colleagues through administrative and documentation-related tasks.

You will join an experienced and supportive team where thorough onboarding and training will help you succeed in the role.

About NOV

NOV delivers technology-driven solutions to empower the global energy industry. For more than 150 years, NOV has pioneered innovations that improve efficiency, safety, and sustainability across energy operations worldwide.

At NOV, we invest in our people and believe that collaboration, continuous improvement, and technical excellence are key to our success.

What We Offer

• An independent and flexible position in a positive working environment

• Thorough onboarding and support from experienced colleagues

• Flexible working arrangements

• Opportunities for professional development

• A strong professional environment focused on competence building

• The opportunity to work within one of NOV's largest global spare parts organizations

• A collaborative team culture with knowledgeable and supportive colleagues

Key Responsibilities Core Responsibilities

• Filing, registering, and maintaining certification and supplier documentation

• Verifying incoming documents and ensuring records are accurate and up to date

• Supporting the Certification Team with documentation administration

• Following up on missing documentation from vendors and internal stakeholders

• Managing documentation received through portals, emails, and internal systems

• Maintaining records across multiple business systems

• Assisting with the issuance of Spare Parts Catalogs to customers

• Providing general administrative and back-office support

Additional Responsibilities

• Supporting continuous improvement of documentation processes

• Assisting colleagues across the Operations Support department when required

• Contributing to efficient handling of customer and internal requests

Qualifications & Skills Essential Qualifications

• Previous experience from administrative, office support, documentation, logistics, or similar role

• Fluent Norwegian and English, both written and spoken

• Good knowledge of Microsoft Office applications, including Outlook, Word, and Excel

• Ability to work efficiently across multiple systems and applications

• Strong organizational skills and attention to detail

• Ability to work independently and take ownership of assigned tasks

Desired Qualifications

• Experience working with ERP systems

• Experience with documentation control or certification processes

• Experience from supply chain, logistics, manufacturing, or oil and gas environments

• Experience handling customer or vendor communication

Soft Skills

We believe the right person for this role is:

• Structured and organized

• Self-driven and proactive

• Service-minded and collaborative

• Flexible and willing to learn

• Quality-conscious with strong attention to detail

• Able to manage priorities in a busy environment

• A positive and reliable team player

Why Join Us?

Join our Global Family:

We offer an inspiring place to work with great opportunities to develop your skills and build your career within NOV. You will become part of a professional culture where dedicated colleagues work together to achieve common goals and support each other's success.

At NOV, you will have the opportunity to learn, grow, and contribute to a business that supports customers worldwide.

NOV is a leading provider of technology, equipment, and services to the global energy industry. Since 1862, NOV has pioneered innovations that improve efficiency, safety, and sustainability across global operations.

NOV powers the industry that powers the world. Om rollen

Operations Support-teamet er en del av NOV Aftermarket Spare Parts-avdelingen. Vi leverer reservedeler til eksterne kunder over hele verden og støtter interne behov knyttet til offshoreutstyr.

På grunn av økt arbeidsmengde i vårt Certification Team søker vi nå en Spare Parts Assistant som kan bistå med dokumenthåndtering, administrasjon av sertifiseringer og generelle administrative oppgaver.

Denne rollen passer godt for deg som trives med strukturert arbeid, har øye for detaljer og liker å støtte kolleger gjennom administrative og dokumentrelaterte oppgaver.

Du vil bli en del av et erfarent og støttende team hvor grundig opplæring og onboarding vil gi deg de beste forutsetningene for å lykkes i rollen.

Vi tilbyr

• En selvstendig og fleksibel stilling i et positivt arbeidsmiljø

• Grundig onboarding og støtte fra erfarne kolleger

• Fleksible arbeidsordninger

• Muligheter for faglig utvikling

• Et sterkt fagmiljø med fokus på kompetansebygging

• Muligheten til å arbeide i en av NOVs største globale reservedelsorganisasjoner

• En samarbeidsorientert teamkultur med dyktige og støttende kolleger

Arbeidsoppgaver Hovedoppgaver

• Arkivering, registrering og vedlikehold av sertifikat- og leverandørdokumentasjon

• Kontrollere innkommende dokumenter og sikre at informasjonen er korrekt og oppdatert

• Støtte Certification Team med dokumentadministrasjon

• Følge opp manglende dokumentasjon fra leverandører og interne interessenter

• Håndtere dokumentasjon mottatt via portaler, e-post og interne systemer

• Vedlikeholde dokumentasjon på tvers av flere forretningssystemer

• Bistå med utarbeidelse og utsendelse av reservedelskataloger til kunder

• Utføre generelle administrative og back-office oppgaver

Andre oppgaver

• Bidra til kontinuerlig forbedring av dokumentasjonsprosesser

• Støtte kolleger i Operations Support-avdelingen ved behov

• Bidra til effektiv håndtering av kundehenvendelser og interne forespørsler

Kvalifikasjoner og kompetanse Kvalifikasjoner

• Erfaring fra administrative roller, kontorstøtte, dokumenthåndtering, logistikk eller tilsvarende arbeidsområder

• Flytende norsk og engelsk, både muntlig og skriftlig

• God kunnskap om Microsoft Office-programmer, inkludert Outlook, Word og Excel

• Evne til å arbeide effektivt i flere systemer og applikasjoner samtidig

• Gode organisatoriske ferdigheter og høy grad av nøyaktighet

• Evne til å arbeide selvstendig og ta ansvar for egne oppgaver

Ønskede kvalifikasjoner

• Erfaring med ERP-systemer

• Erfaring med dokumentkontroll eller sertifiseringsprosesser

• Erfaring fra supply chain, logistikk, produksjon eller olje- og gassindustrien

• Erfaring med kunde- eller leverandørkommunikasjon

Personlige egenskaper

Vi tror den rette kandidaten er:

• Strukturert og organisert

• Selvdreven og proaktiv

• Serviceinnstilt og samarbeidsorientert

• Fleksibel og lærevillig

• Kvalitetsbevisst med stor oppmerksomhet på detaljer

• God til å prioritere i en hektisk arbeidshverdag

• En positiv og pålitelig lagspiller