Administrasjonssjef ved Institutt for geofag

Om stillingen

Vi søker administrasjonssjef til fast stilling ved Institutt for geofag ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Universitetet i Oslo.

Som administrasjonssjef på Institutt for geofag jobber du i tospann med instituttleder og er bindeleddet mellom administrasjonen og instituttledelsen. Du inngår i instituttets ledergruppe som strategisk rådgiver og støttespiller.

Vi søker deg med ledererfaring, solid økonomiforståelse og evne til å koordinere instituttets mangfoldige virksomhet. Du er serviceinnstilt, har gode samarbeidsevner og gjennomføringskraft, samt god forståelse for hva ledelse og administrasjon av et institutt eller tilsvarende enhet innebærer.

Du er leder for instituttets teknisk-administrativt ansatte og har et overordnet ansvar for å sikre god, effektiv og profesjonell støtte til forskning, utdanning og formidling. Som administrasjonssjef har du ansvar for sentrale områder som HR, økonomi, studier, forskning og kommunikasjon, og du sørger for at de administrative funksjonene fungerer godt ved instituttet. Du vil samarbeide nært med fagpersoner i fakultetsadministrasjonen.

Administrasjonssjefen er med i nettverk for kontor‑ og seksjonssjefer ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet og i universitetets administrative ledernettverk. Her blir du oppdatert om det som foregår på fakultets- og universitetsnivå, samt at du kan utveksle erfaringer med kollegaer.

Stillingen passer for deg som trives i spennet mellom daglig drift og langsiktig utviklingsarbeid. Du har god oversikt over instituttets brede virksomhet, håndterer flere saker samtidig og er proaktiv med gjennomføringsevne. Din nærmeste leder er instituttleder.

Dine hovedansvarsområder:

• Personalledelse- og oppfølging av teknisk-administrativt ansatte
• Deltakelse i, koordinering av, og oppfølging av rekrutterings- og ansettelsesprosesser ved instituttet
• Ansvar for administrasjonens saksområder, inkludert utvikling, implementering og oppfølging av administrative prosedyrer og rutiner
• Administrativ lederstøtte for instituttleder, bl.a.:
  • utarbeidelse og kvalitetssikring av dokumentasjon og saksgrunnlag
  • budsjettering, økonomi- og virksomhetsrapportering
  • holde oversikt over status og fremdrift på besluttede oppfølgingspunkter
  • ivaretakelse av arbeidsmiljø og HMS
• Sikre god informasjonsflyt og samhandling på tvers av fagmiljøer og administrative funksjoner
• Sørge for kompetanse- og organisasjonsutvikling i samråd med instituttleder
• Delta i utarbeidelse og oppfølging av instituttets strategi
• Saksforberedelse og sekretærfunksjon for instituttets styre
• Iverksettelse av vedtak fattet av overordnede beslutningsorganer
• Oppgavene vil tilpasses instituttets behov og stillingens innhold vil over tid kunne endres i samråd med instituttleder.

Hvilken kompetanse er viktig i denne rollen?

• Relevant utdanning fra universitet eller høyskole, minimum tilsvarende bachelornivå. Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere for utdanningskravet. 
• Minst 3-5 års ledererfaring av relevans for stillingens oppgaver, gjerne fra en kunnskapsorganisasjon eller offentlig forvaltning.
• Erfaring med endringsledelse og/eller utvikling av administrative tjenester.
• Solid erfaring fra ett eller flere av administrasjonens arbeidsområder.
• God økonomiforståelse og administrativ IT-kompetanse.
• Flytende kommunikasjon på norsk og engelsk, både muntlig og skriftlig.

• Lederutdanning
• Kjennskap til, og forståelse av universitets- og høyskolesektoren

UiO er underlagt Sikkerhetsloven, som stiller krav til organisasjonens håndtering av skjermingsverdige objekter og kunnskap, samt annen relevant lovgivning som berører behandling av og tilgang til sensitiv informasjon. På bakgrunn av dette er det en forutsetning for tiltredelse at kandidaten er sikkerhetsmessig egnet. Vi gjør oppmerksom på at vi vil kunne benytte bakgrunnssjekk som en del av vår rekrutteringsprosess.

Personlige egenskaper

For å lykkes i rollen som administrasjonssjef ser vi etter deg som er trygg i lederrollen, har god rolleforståelse, gode samarbeidsevner og evne til å se og motivere dine medarbeidere for å skape et godt og inkluderende arbeidsmiljø.

Du bør trives med å jobbe i et til tider hektisk miljø, der oppgavene er av både operativ og strategisk art. Vi søker deg som er strukturert og effektiv med fokus på gode løsninger, og raskt kan sette deg inn i ulike problemstillinger.

Ved vurdering av søkerne vil vi legge stor vekt på de personlige egenskapene som er nødvendige for stillingen.

Ansettelse i stillingen bygger på en helhetlig vurdering av alle kvalifikasjonskrav som ligger til stillingen, inkludert personlige egenskaper.

Vi kan tilby deg

I tillegg til å jobbe i en stor og viktig kunnskapsorganisasjon får du blant annet:

• En sentral lederrolle ved et institutt med sterk faglig profil og høye ambisjoner
• Mulighet til å påvirke og videreutvikle administrasjonen tett på kjernevirksomheten, forskning og utdanning
• Et inkluderende og internasjonalt arbeidsmiljø med engasjerte kolleger
• Gode muligheter for faglig og personlig utvikling, inkludert lederutvikling ved UiO
• Lønn som kontorsjef, kode 1054, fastsettes etter individuell vurdering innenfor et spenn mellom kr 900 000 og kr 1 050 000, avhengig av kompetanse
• Gode velferdstilbud, bl.a. trening i arbeidstiden
• God pensjonsordning og gunstig lån i Statens Pensjonskasse

Vi trenger ulike perspektiver i vårt arbeid

UiO er et åpent og internasjonalt breddeuniversitet, og vil være en inkluderende og mangfoldig arbeidsplass og studiested. Les mer om UiOs arbeid for likestilling, inkludering og mangfold på uio.no.

Vi løser vårt samfunnsoppdrag best når vi tar i bruk våre ulike erfaringer, bakgrunner og perspektiver. Vi vil gjerne ha flere gode kolleger - kanskje den neste er deg?

Vi vil tilrettelegge dersom du har behov for det. Aktuell tilrettelegging kan for eksempel være endring av arbeidstid, tilpasning av arbeidsoppgaver, digital, teknisk, eller fysisk tilrettelegging eller andre praktiske tilpasninger.

Har du innvandrerbakgrunn, funksjonsnedsettelse eller hull i CV-en, oppfordrer vi deg til å krysse av for dette i jobbsøkerportalen. Vi kaller alltid inn minst én kvalifisert søker fra hver gruppe til intervju. Med funksjonsnedsettelse menes her en søker som oppgir å ha en funksjonsnedsettelse som vil medføre tilrettelegging på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet. Les mer om kravene på Arbeidsgiverportalen.

Avkrysningene i jobbsøkerportalen blir brukt til anonymisert statistikk som alle statlige virksomheter rapporterer i sine årsrapporter. Mer informasjon om likestillingstiltak ved UiO finner du her.

Vi håper at du søker på stillingen hos oss.

Hvordan søke på stillingen?

• Søknadsbrev
• CV
• Vitnemål
• Attester
• Kontaktinformasjon på 2-3 referanser

Søknad med vedlegg må sendes inn via vårt rekrutteringssystem Jobbnorge, klikk “Søk stillingen”.

Når du søker på stillingen, ber vi deg hente utdanningsresultatene dine fra Vitnemålsportalen.no. Om utdanningsresultatene dine ikke er tilgjengelige via Vitnemålsportalen, ber vi deg laste opp kopier av vitnemålene eller karakterutskriftene dine. Vi gjør oppmerksom på at all dokumentasjon må være på engelsk eller et skandinavisk språk.

Formelle retningslinjer

De best kvalifiserte søkerne vil bli innkalt til intervju.

Søkerlister kan bli offentliggjort iht. Offentleglova § 25 andre ledd. Når du søker jobb hos oss vil navnet ditt stå på den offentlige søkerlisten. Det er mulig å be om å bli unntatt denne listen. Du må begrunne hvorfor du ønsker unntak fra offentliggjøring og vi tar deretter stilling til om vi kan innvilge ønsket ditt. Kan vi ikke det vil du høre fra oss.