Administrasjonskonsulent (lederstøtte)
Jobbnorge ID: 182616
Om stillingen
- Universitetssenteret på Svalbard AS (UNIS) har ledig 100 %fast stilling som førstekonsulent. Den som ansettes vil få en sentral rolle i å utføre og koordinere administrative oppgaver ved UNIS.
- Stillingen inngår i en kjernegruppe på tre personer som i felleskap skal løse administrative oppgaver ved UNIS. Til stillingen ligger også ansvar og oppgaver for Norsk Vitenskapsakademi for Polarforskning (NVP).
Arbeidsoppgaver
- Støtte administrerende direktør og ledergruppa med tilrettelegging og forberedelse til ledergruppemøter, styremøter og samlinger
- Delta som sekretær i ledergruppa og andre møter, samt bidra til profesjonalisering og oppfølging av saksbehandling
- Utarbeidelse av notater, rapporter, presentasjoner og referat, samt yte generell bistand i utvalgte <>-aktiviteter
- Utarbeide og innhente underlag til prosjekter og utredninger
- Tilrettelegge og koordinere reiser, møter og andre arrangementer for administrerende direktør og styret
- Bidra i tilrettelegging og gjennomføring av besøk til institusjonen
- Administrative oppgaver innenfor saksbehandling og arkivering i Public 360, booking av reiser i Egencia, og reiseregninger i Agresso
- Oppfølging av aksjonspunkter fra ulike utvalg og komiteer
- Funksjon som backup i resepsjonstjenesten
- Stillingen vil utgjøre en administrativ ressurs (40% av stillingen) for Norsk Vitenskapsakademi for Polarforskning (NVP), og oppgavene her omfatter blant annet:
- Ansvar for NVP sin daglige drift og forvaltning av akademiets verdier i Longyearbyen
- Medlemskontakt, nyhetsbrev og profilering
- Koordinering av virksomheter på fastlandet og på Svalbard, inkludert gjennomføring av de internasjonale sommerskolene
Kvalifikasjonskrav
- Relevant utdanning, fortrinnsvis på masternivå
- God muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk og engelsk
- Erfaring knyttet til administrasjon og ledelsestøtte tillegges stor vekt
- Gode brukerferdigheter innen IT er en forutsetning (Word, Excel, PowerPoint, elektronisk arkiv m.m.)
Personlige egenskaper
- Imøtekommende, serviceinnstilt og positiv
- Profesjonell og nøyaktig
- Stor arbeidskapasitet, fleksibel og løsningsorientert
- Strukturert, målrettet og proaktiv
- Gode samarbeidsegenskaper og dyktig til å skape relasjoner på tvers i organisasjoner
- Tillitsskapende og engasjert
- Kreativ, handlingsdyktig og har god prioriteringsevne
- Samfunnsengasjert og interessert i aktuelle arktiske problemstillinger
Vi tilbyr
UNIS kan tilby en utfordrende og variert jobb, i et spennende, trivelig og internasjonalt miljø. Som ansatt er man medlem i Statens Pensjonskasse, som tilbyr en av markedets beste ordninger for pensjon. Vi tilbyr også gode forsikringsordninger, betalt reise- og flyttekostnader ved oppstart i stillingen, tilskudd til feriereise etter gjeldende regelverk og tjenestebolig.
Tilsetting er i stillingskode 1408 førstekonsulent i statens regulativ, avlønning etter ansiennitet og kvalifikasjoner i lønnsramme 21. I tillegg til lønnen ytes et Svalbardtillegg tilsvarende kr 34 560 årlig. Fra lønnen trekkes 2 % innskudd til Statens Pensjonskasse. Inntektsskatten på Svalbard er for tiden på 8 %. I tillegg trekkes folketrygdavgift på 8,2 %
Spørsmål om stillingen
For ytterligere informasjon kontakt direktør for HMS og infrastruktur Fred Skancke Hansen (tlf: 79 02 33 40 eller mobil 917 07 640), e-post: (fred.skancke.hansen@unis.no)
Du kan be om å få søknaden din unntatt offentligheten, jfr. Offentlighetsloven § 25. Forespørselen må begrunnes. UNIS vil avgjøre om søknaden vil bli unntatt offentligheten eller ikke, basert på begrunnelsen og forskriftene i Offentlighetsloven. Hvis søknaden ikke blir unntatt offentligheten vil kandidaten bli kontaktet.
Se annonsen og søk på stillingen www.jobbnorge.no
Om bedriften
Longyearbyen ligger på Svalbard, midt i en variert og vakker arktisk natur med gode muligheter for friluftsliv.
Longyearbyen er et moderne tettsted med ca. 2200 innbyggere og har et godt tjenestetilbud med bl.a. full barnehagedekning, svømme-/idrettshall og et variert forenings-, idretts- og kulturliv.