100 prosent fast stilling som arkivansvarlig i Skaun kommune

Er du en systematisk person som liker å ha kontroll på ting?  

Da søker vi deg! 

I tida framover skjer det mye spennende på arkivfronten i Skaun kommune. Derfor trenger vi en flink arkivansvarlig som kan bidra til å sikre god dokumentfangst. Som vår nye arkivansvarlige vil du bidra til å skape orden både i sjel, skap og system. 

Som kommune har vi strenge krav til å ha åpne og tilgjengelige arkiver, og du kan forhåpentligvis hjelpe oss å oppfylle disse kravene. 

Du får også bryne deg på flere digitaliseringsprosjekter, og du får jobbe langsiktig med å knytte arkivsystemet vårt opp mot ulike fagsystemer. 

Jobben som arkivansvarlig er en støttefunksjon. Det vil si at du får jobbe tett med kolleger i alle deler av kommunen; Oppvekst, Helse og mestring, Samfunn og kultur, Økonomi, IT og kommuneledelsen.  

Stillingen som arkivansvarlig er organisert under tjenesteområdet Organisasjon. Det sier deg kanskje ikke så mye, men det betyr at du vil rapportere til kommunalsjef for Organisasjon. Dine nærmeste kolleger jobber med publikumsmottak, politisk sekretariat, HR og kommunikasjon. Du vil bli en del av et lite, men kompetent fagmiljø, og et trivelig og godt arbeidsmiljø. 

Innad i avdelingen har flere av dine kolleger kompetanse innen arkiv, men det er du som vil få ansvaret for kommunens arkivering, og du blir den eneste som vil jobbe med det på heltid. 

Men nok om oss

• Du har erfaring med arkiv og kjenner til noen av fagsystemene vi bruker, for eksempel Documaster og Elements
• Du har kjennskap til historiske baser, for eksempel ESA
• Du er datakyndig og har kanskje erfaring med rollen som systemadministrator
• Du er en person som samarbeider godt med mennesker på tvers av fagfelt
• Du har kanskje vært innom offentlig sektor – kanskje til og med kommunal sektor –, sånn at du har en viss idé om hvordan en kommune fungerer
• Du har gode ideer om hvordan vi kan jobbe enda bedre med arkiv, og tar initiativ for å sette ideene dine ut i livet 
• Du forstår viktigheten av arkivering – og har evnen til å forklare dette til de rundt deg på en forståelig måte
• Du er hyggelig og kommer på jobb for å spille kollegene dine bedre. Om du er ekstrovert eller introvert, liker hunder eller katter er ikke så innmari farlig – her er det rom for alle
  
  Husk at dette er en ønskeliste. Så uansett om du bare kjenner deg igjen i ett eller to av punktene, synes vi absolutt at du skal søke!

Noen krav må du likevel oppfylle for å kunne søke:

• Du må ha relevant utdanning innen arkiv eller informasjonsforvaltning på minimum bachelornivå. Har du lang og solid erfaring kan det likevel kompensere for utdanningskravet
• Du må kjenne til relevant lovverk
• Du må beherske norsk språk – både muntlig og skriftlig

Disse arbeidsoppgavene skal du jobbe med:

• Digitalisering av arkiv
• Integrering av arkiv mot fagsystemer
• Journalføring av post
• Offentlig postliste (fulltekstløsning)
• Innsynsbehandling
• Veiledning og opplæring av saksbehandlere i vårt saksbehandlingssystem (Elements)
• Utføring av kontrollsjekk – altså passe på at saksbehandlere arkiverer riktig
• Rådgi kolleger og ledere med arkivfaglige spørsmål
• Store og små prosjekter
• Strategisk og langsiktig jobbing for å gjøre arkivet vårt enda bedre, og sørge for at Skaun kommune leverer på de kravene som gjelder
• Ved behov må du steppe inn som vikar for politisk sekretariat og publikumsmottak 
• Vi vet ikke med sikkerhet hva framtida bringer, så du må belage deg på andre arbeidsoppgaver hvis behovet oppstår

Som ansatt i Skaun kommune kan du vente deg:

• Gode muligheter til utvikling i trygge rammer – både faglig og profesjonelt
• Spennende og utfordrende arbeidsoppgaver 
• Et sjeldent godt innblikk i hvordan offentlig forvaltning fungerer – som ansatt i en liten kommune får du prøvd deg på et bredt spekter av arbeidsoppgaver
• Fleksibel arbeidstid, med muligheter for hjemmekontor ved behov
• En av landets beste pensjonsordninger i KLP
• Gratis parkering
• Quiz på fredager

Kontaktinformasjon

Gunnhild Landrø, Kommunalsjef Organisasjon, +47 95118060, gunnhild.landro@skaun.kommune.no

Arbeidssted

Rådhusvegen 10
7353 Børsa

Nøkkelinformasjon:

Arbeidsgiver: Skaun kommune

Referansenr.: 4895168279
Stillingsprosent: 100%
Fast
Søknadsfrist: 12.01.2025