Vi søker erfaren administrasjonskoordinator
Kunne du tenke jobbe som administrasjonskoordinator for et langvarig prosjekt?
Vår kunde etablerer kontor i Bergen, for et 2 årig prosjekt med snarlig oppstart. Vi trenger derfor en drivende dyktig administrasjonskoordinator. Du vil få jobbe med et bredt spekter av oppgaver innenfor flere ulike fagfelt. Vi ser etter deg som liker utfordringer, finner gode løsninger og er opptatt av å yte god service. Vi ser for oss at du er en person som er med på å skape gode opplevelser hvor selskapets ansatte, kunder og vekst står i fokus.
Arbeidsoppgaver
For denne kunden skal du delta i åpning, oppbygging og videre drift av kontoret. Arbeidsspråket på kontoret vil være på engelsk, men mot kunder og leverandører i Norge på norsk. Du skal videre jobbe med å:
- Gi støtte og veiledning til ledere og ansatte
- Drifte kontorlokalet, herunder ha daglig kontakt med kunder, leverandører og besøkende
- Administrere ulike oppgaver/oppfølging av avtaler innen drift, vedlikehold av lokaler m.m.
- Forbedre og effektivisere rutiner og prosesser
- Bestille reiser og bopel for tilreisende arbeidere
- Bestille rekvisita til kontor og utstyr til ansatte
- Koordinere administrative oppgaver til prosjektet
- Håndtere inngående faktura, reiseregninger og enkelt regnskap i samarbeid med ledelsen
- Oppdatere og vedlikeholde kontoroversikt, besøksoversikt, ID- og formålsjekk ifm adgang til varemottak m.m.
- Følge opp HMS-/Sikkerhetsrelaterte oppgaver ved behov
- Håndtere øvrige administrative oppgaver, som f.eks. interne arrangement og møter
Faglige kvalifikasjoner og personlige egenskaper
- Ha minimum 5 års relevant arbeidserfaring fra kontor og administrasjon
- Være en person med god framstillings- og kommunikasjonsevne
- Kunne flytende engelsk verbalt og skriftlig
- Ha gode Excel- og IT-kunnskaper
- Ta initiativ, handle med selvtillit og arbeider selvstendig
- Være fleksibel og allsidig
- Klare å håndtere mange forespørsler fra ulike deler av organisasjonen
- Førerkort, klasse B
Vi ser for oss at du
- Er serviceinnstilt, positiv og har gode samarbeidsevner
- Har god gjennomføringsevne og tillit til egne vurderinger
- Er effektiv, ansvarsfull og nøyaktig
- Har evne til å sette deg raskt inn i nye problemstillinger
- Er teamorientert, viser interesse og engasjement
- Liker å jobbe med mennesker fra flere kulturer
Hos kunden får du
- Mulighet for faglig utvikling
- Utfordrende og varierte arbeidsoppgaver
- Være med å starte opp- og drifte et nytt kontor
- Positivt og stabilt arbeidsmiljø med fokus på samarbeid og trivsel
- Konkurransedyktige betingelser med fordelaktige ansattgoder
- Lede en bedrift i vekst og være med på en spennende reise
Kunden vår er med i utbyggingen av bybanen i Bergen og skal legge linje for trasèet: Haukeland til Oasen - Fyllingsdalen bydel. Prosjektet har en estimert varighet på 2 år. Det er en fordel om du har erfaring fra tilsvarende bransje.
Om bedriften
Selskapet er et globalt jernbanekonstruksjonsselskap med en erfaren arbeidsstyrke- og anleggsutstyrsflåte for banearbeid, kjøreledning, signalering og andre jernbanebaserte systemer. Selskapets nåværende og fremtidige posisjoner i markedet stammer fra et sett med verdier innen teknisk kompetanse, innovasjon, profesjonalitet og samfunnsansvar.
Selskapet ble grunnlagt i 1997 og har siden 2008 vært en del av Ecisa Group, som opererer i et integrert styringssystem, akkreditert mot ISO 9001, ISO 14001 og OHSAS 18001-sertifisering.
Selskapet har filialer i Taiwan, Chile og Mosambik, samt flere europeiske land.