Sekretær

Vi søker etter en dyktig sekretær som er glad i detaljer og er nøyaktig. Trives du med å være serviceinnstilt? Da burde du lese videre! Er du nøyaktig, behjelpelig og utstråler tillit? Liker du variasjon og høyt arbeidstempo? Har du erfaring fra tilsvarende rolle? Da er det nettopp deg vi ser etter!
Det er ledig en 100% stilling som sekretær hvor fordelingen vil være 50% som politisk sekretær og 50% sekretær i stab til kommunalsjef i sektor oppvekst og utdanning.
 

Arbeidsoppgaver

Sekretærfunksjon i stilling som politisk sekretær:

• Lage sakspapirer for råd og hovedutvalg
• Følge opp at arbeidsplanen for politiske saker er oppdatert i forhold til kommunens saks- og arkivsystem (P360)
• Oppdatere styrevervregisteret
• Valgarbeid annet hvert år
• Være stedfortreder for kollega i politisk sekretariat som også innebærer å være møtesekretær i kommunestyret og andre politiske utvalg
• Andre oppgaver vil måtte påregnes ved behov

Sekretærfunksjon oppvekst og utdanning:

• Sekretær for hovedutvalg for oppvekst og utdanning
• Følge opp sektorens ansvar for ulike utvalg: øvrige hovedutvalg, tilretteleggingsutvalg m.m.
• Oppfølging fysisk arkiv
• Administrasjon av høringsinvitasjoner - frister og innspill
• Administrere/utarbeide anbud- og konkurransegrunnlag for sektoren
• Rapportering på statlige tilskudd
• Administrering av onboarding: tilgangsstyring, utstyrsbestillinger og P-meldinger
• E-handel, øvrige bestillinger og varemottak
• Følge opp praktiske forhold: kontormateriell, kopimaskiner etc.
• Legge til rette for ulike møter og arrangementer
• Bistå kommunalsjef med administrative opphaver etter avtale og behov
        
  

Kvalifikasjoner

• Ønskelig med erfaring fra tilsvarende stilling
• Gode kommunikasjons- og samarbeidsevner
• Ønskelig med fagbrev
• Ønskelig med erfaring med å bruke digitale hjelpemidler i hverdagen
  
• Erfaring fra tilsvarende roller
• Erfaring med bruk av Teams og tilgangsstyring til programmet
• Erfaring med bruk av SharePoint, inkludert tilgangsstyring og etablering av bibliotek
• Erfaring med bruk av Outlook for effektiv administrasjon av møter
• Kommuniserer godt på norsk – både skriftlig og muntlig

Personlige egenskaper

• Stor grad av selvstendighet
• Ha stor arbeidskapasitet
• Du har god omstillingsevne og endringsvilje
• Du har godt humør
• Du er strukturert, nøyaktig og systematisk i løsning av dine arbeidsoppgaver
• Du er utadvendt og tar initiativ til forbedringer
• Du er effektiv og har god leveranseevne
• Personlig egnethet vil bli vektlagt

Vi tilbyr

• Muligheten til å utvikle deg faglig og personlig
• En aktiv og spennende hverdag og et godt arbeidsmiljø
• En meningsfull jobb
• Varierte og spennende arbeidsoppgaver
• Lønn etter tariff
• God pensjonsavtale

Vi gjør oppmerksom på at opplysninger om søkeren kan bli gjort offentlige, jfr. Lov om rett til innsyn i dokumenter i offentlig virksomhet (offentleglova § 25). Reservasjon mot oppføring på offentlig søkerliste må begrunnes skriftlig. Søkeren vil bli varslet dersom ønsket om reservasjon ikke tas til følge.

Kontaktinformasjon

Hilde Gran, Kommunalsjef i sektor oppvekst og utdanning, 992 55 377
Anne Kirsti Sletteng-Fagerli, HR-sjef, 97707043

Arbeidssted

 

Nøkkelinformasjon:

Arbeidsgiver: Nittedal kommune

Referansenr.: 4623059217
Stillingsprosent: 100%
Fast
Søknadsfrist: 11.04.2023