Spesialkonsulent

Kjenner du deg igjen i Bydel Alna sin visjon: "I Bydel Alna står vi sammen med innbyggerne for å skape et bærekraftig lokalsamfunn med muligheter for alle, der vi ser verdien av vårt mangfold"? Da er du den vi leter etter!

Vil du være med på å sikre effektiv dokumenthåndtering og bidra til digitaliseringen av bydelens tjenester? Bydel Alna søker en spesialkonsulent med ansvar for vårt fagarkiv. 

Som en del av vårt team i bydelens lokale dokumentsenter vil du ha daglig ansvar for drift og oppfølging av saksarkivsystemet (Websak+) og fagarkivet. Din oppgave blir å sikre at all dokumentasjon håndteres i tråd med gjeldende lover og forskrifter, som Arkivloven, Forvaltningsloven, Offentleglova og Personopplysningsloven. Du vil også administrere tilgang til bydelens Altinn-konto, gi støtte og veiledning til ledere og saksbehandlere i dokumentforvaltning, samt bidra til utvikling og forenkling av arbeidsprosesser.

 

Alna bydelshus

 

Arbeidsoppgaver

• Daglig oppfølging av bydelens saksarkivsystem (Websak+), inkludert postfordeling, behandling av innsynsforespørsler og kontroll av offentlig journal.
• Håndtere postfordeling, sortering og frankering.
• Journalføring og skanning av dokumenter i Gerica.
• Utføre daglig arkivpleie, inkludert innlevering og utlevering av arkivmapper.
• Hovedansvar for Altinn, inkludert tilgangsstyring og internkontroll.
• Kvalitetsutvikling og veiledning innen fagarkivrelaterte spørsmål.
• Bistå i utarbeidelsen av bydelens arkivplan og gjennomføre tilsyn med arkivlokaler.
• Håndtere utlån av saker fra bortsettingsarkiv og utføre arkivbegrensning og kassasjon i henhold til regelverket.
• Bidra til forenkling og digitalisering av arbeidsprosesser i bydelen.
• Delta i tjenestens fagteam for kontinuerlig forbedring av arkivrutiner.

Kvalifikasjoner

• Relevant utdanning innen arkiv eller dokumenthåndtering. Lang og relevant erfaring kan kompensere for manglende formell utdanning.
• Erfaring med elektroniske saksbehandlingssystemer, spesielt Acos Websak+
• God IKT-kompetanse og systemforståelse, spesielt med M365-plattformen.
• Erfaring fra offentlig forvaltning og kjennskap til relevant lovverk som Arkivloven, Forvaltningsloven og Offentlighetsloven.
• Gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner på norsk og engelsk.
• Evne til å samarbeide godt med kolleger og andre aktører.

Personlige egenskaper

•  Vi ønsker en medarbeider med gode samarbeids- og kommunikasjonsevner. 
• Du må trives med utfordringer, og være serviceinnstilt.
• Du må kunne jobbe strukturert og selvstendig, samt vise initiativ og fleksibilitet. 
• Øye for detaljer samt blikk for helhet  
• Trives med både rutineoppgaver og utviklingsarbeid  
• Evne til å veilede og engasjere medarbeidere rundt deg  
• Løsningsorientert, digitalt fremoverlent, og ønske om å bidra til å utvikling av dagens tjenester  
• Personlig egnethet vil bli vektlagt.  

 

Vi tilbyr

En utfordrende og spennende stilling i et fagmiljø preget av utvikling og digitalisering. Som spesialkonsulent ved dokumentsenteret vil du spille en viktig rolle i å sikre effektiv dokumenthåndtering i bydelen, samtidig som du får muligheten til å bidra til forenkling og forbedring av arbeidsprosesser.

• Gode pensjons- og forsikringsordninger gjennom Oslo pensjon forsikring
• Gode Lønns- og arbeidsvilkår ihht. lov og avtaleverk for Oslo kommune. Lønnstrinn 43. 
• Et dynamisk og inkluderende arbeidsmiljø med tillitsbasert ledelse. 
• Gode fasiliteter i et nytt og moderne Bydelshus på Furuset. 
• Svært gode kollektivforbindelser: Fra Lillestrøm stasjon ca 30 minutter, Jernbanetorget i Oslo ca 20 minutter, Og Lørenskog stasjon ca 15 minutter. 
• Gratis treningsrom. 
• Gratis innendørs sykkelparkering. 
• Ulike personalfordeler som Oslo Kommune har avtaler om.

Kontaktinformasjon

Elisabeth Lie, 46545104

Arbeidssted

Trygve Lies plass 6
1051 OSLO

Nøkkelinformasjon:

Arbeidsgiver: Oslo kommune

Referansenr.: 4874831279
Stillingsprosent: 100%
Fast
Søknadsfrist: 05.11.2024