Rådgiver/ saksbehandler
Kulturskolen søker deg som ønsker å jobbe i en profesjonell offentlig administrasjon av fagområdene dans, musikk, teater, sirkus og visuell kunst.
Kulturskolen skal gi opplæring av høy faglig og pedagogisk kvalitet til alle barn og unge som ønsker det. Formålet med opplæringen er å lære, oppleve, skape og formidle kulturelle og kunstneriske uttrykk. Kulturskolen er en sentral del av den sammenhengende utdanningslinjen som kan kvalifisere elever med særlig interesse og motivasjon til opptak til høyere kunstfaglig utdanning. Opplæringen skal bidra til barn og unges danning, fremme respekt for andres kulturelle tilhørighet, bevisstgjøre egen identitet, bli kritisk reflekterende og utvikle egen livskompetanse.
Les mer om de spennende og varierte arbeidsoppgavene lengre ned i annonsen.
Arbeidsoppgaver
- Arkiv, fordeling, journalføring og arkivering av skolens post i sak- og arkivsystemet Public 360.
- Fungere som et bindeledd, samt sikre gode administrative tjenester og god service ut mot skolens brukere og lærere.
- Innkjøp, fakturering og generell saksbehandling på betalingsområdet i økonomisystemet Agresso.
- Samarbeide med relevante fagmiljøer innenfor administrasjon i Tromsø kommune.
- Vedlikehold av skolens utleieobjekter i utleiesystemet BookUp.
- Administrering av arrangementer i billettsystemet Hoopla.
- Veilede elever og foresatte i forhold til kulturskolens digitale elevadministrative system Speedadmin.
- Kontroll og registrering av lønn og personalsaker knyttet til ansettelsesforhold i virksomhetens HRM-system Visma Enterprise.
- Svare på henvendelser via mail, telefon, sosiale medier osv.
- Regnskap, kontering og føring av bilag til skolens kasseoppgjør i Excel.
- Utvikling av arbeidsprosesser og produktivitet, her under digitalisering.
- Bistå administrativt ved ansettelser, elevinntak, tilkalling av vikarer og tilgangsstyring.
- Saksbehandling i kulturskolens administrasjon.
- Koordinering av administrasjons årshjulprosesser.
- Lederstøtte.
- Andre administrative oppgaver kan etter behov tillegges stillingen.
- Den som ansettes vil ha fast kontorsted, men må være villig til å rullere mellom fagavdelingene.
Kvalifikasjoner
- Det er ønskelig med høyere utdanning på minimum bachelornivå innen ett eller flere av områdene arkiv-, økonomi- og administrasjon. Annen relevant utdanning eller praksis kan også være aktuelt, eksempelvis dokumentasjonsvitenskap.
- God kunnskap om digitale verktøy er en forutsetning, samt vilje og evne til å sette seg inn i nye systemer.
- Du bør ha kjennskap til kommunale verktøy som saksbehandlings- og arkivsystemet Public 360, samt erfaring med skolens elevadministrative system SpeedAdmin, virksomhetens HRM-system Visma Enterprise og økonomisystemet Unit4 ERP (UBW/Agresso).
- Relevant erfaring med saksbehandling innen offentlig forvaltning.
- Gode kommunikasjonsevner muntlig og skriftlig på norsk og engelsk er avgjørende.
- God kjennskap til kulturskolens samfunnsoppdrag, virksomhet og opplæringstilbud.
- Det er også ønskelig med god kjennskap til sosiale medier/digitale verktøy som inngår i vår oppgaveløsning.
Personlige egenskaper
- Du evner å anvende Tromsø kommunes etiske retningslinjer i praksis.
- Du deler Tromsø kommunes visjon; Sammen for et varmt og livskraftig Tromsø; og våre verdier; respekt, åpenhet, mot, anerkjennelse og tillit.
- Du er strukturert, grundig og produktiv.
- Du er serviceinnstilt, positiv og har gode kommunikasjons- og samarbeidsevner.
- Du er selvstendig men jobber også godt i team.
- Personlig egnethet vil vektlegges ved ansettelse.
Vi tilbyr
- Et trivelig arbeidsmiljø og gode utviklingsmuligheter.
- Utfordrende og meningsfylte arbeidsoppgaver innenfor fagfeltet.
- Et variert, kreativt og tverrfaglig arbeidsmiljø.
- Mulighet for å bidra til utvikling og verdiskaping i Tromsø.
- Stillingen lønnes som rådgiver kode 8530.
- Gode pensjons- og forsikringsordninger
Annet
- Tilsetting skjer i henhold til gjeldende lover, reglementer og tariffavtaler.
- Vi gjør oppmerksom på at søkere kan føres opp på offentlig søkerliste, selv om søkeren har bedt om anonymitet. Dette blir du i så fall varslet om.
- Attester og vitnemål lastes opp ved søknaden.
- Søknad sendes elektronisk via Webcruiter.
Kontaktinformasjon
Bente Kristin Haugan, Avdelingsleder administrasjon, 48 22 99 54, Bente.Kristin.Haugan@tromso.kommune.no
Torbjørn Ingvaldsen, Enhetsleder/rektor, 92 08 03 58, torbjorn.ingvaldsen@tromso.kommune.no
Arbeidssted
Krognessveien 33
9006 Tromsø
Nøkkelinformasjon:
Arbeidsgiver:Tromsø kommune
Referansenr.:4524190311
Stillingsprosent: 100%
Fast
Søknadsfrist: 05.06.2022
Om bedriften
Tromsø kommune er Nord-Norges mest folkerike kommune med 77 000 innbyggere. Vi er en stor samfunnsaktør som drifter og forvalter viktige velferdsordninger, og som bidrar til utvikling av lokal infrastruktur, næring og kultur. Vi skal sikre et best mulig tjenestetilbud og service til lokalsamfunnet og kommunens innbyggere. Våre 7000 arbeidsplasser skal være preget av mangfold, og ha en arbeidsstyrke som representerer befolkningen. Vi ønsker alle kvalifiserte kandidater til å søke jobb hos oss.
Kulturskolen i Tromsø er Nord-Norges største kulturskole. Kulturskolen driftes i dag i tre ulike bygninger hvor hver bygning representerer ulike fagområder. Kulturskolen har lange tradisjoner med gode fag- og kunstnermiljøer innenfor musikk, dans, teater, visuelle fag og tverrfaglig satsing.