Rådgiver innen arkiv- og dokumentforvaltning - IKT arkivar
Vi søker etter deg som har glødene interesse for arkiv og dokumentforvaltning!
Forsvarsmateriells dokumentforvaltning står ovenfor store og spennende endringer og utfordringer de kommende årene. Vi skal ta i bruk ny teknologi og skal tilrettelegge nytt saks- og arkiv system for brukerne/saksbehandlere våre, sikre at IKT-løsningen understøtter saksbehandlernes arbeidshverdag for å nevne noe.
Kontor for arkiv- og dokumentforvaltning (KAD) trenger en "stå på"-person som skal jobbe tett sammen arkivleder og engasjerte kollegaer. Som en del av teamet vil du bidra til nytenkning på et fagfelt i stor utvikling. Gjennom effektive støttefunksjoner skal KAD ivareta og utvikle etatens saks- og arkivløsning med fokus på saksbehandling, innsynsbehandling og dokumentforvaltning, slik at dette på best mulig måte understøtter arbeidsprosesser og oppgaveporteføljen til Forsvarsmateriell.
Vi søker etter en kollega som har god IKT-kompetanse, med erfaring fra systemadministratoroppgaver fra systemet P360. Ditt hovedansvar vil være å utføre systemadministratoroppgaver i P360, der du ivaretar daglige og periodiske systemtekniske arkivoppgaver. Du vil hjelpe til med kompetansehevende tiltak for etaten, både i å utvikle og holde kurs og med å lage e-læringsopplæring for våre brukere. I tillegg vil du ved behov bidra både inn i daglige driftsoppgaver, og bidra til at arkivplan med vedlegg og rutiner og veiledninger til enhver tid er oppdatert.
Avdeling for Organisasjon og fellestjenester er navet i etaten. Avdelingen har ansvar for kommunikasjon, HR, sikkerhet, lederstøtte til etatsledelsen og arkiv- og dokumentforvaltning for etaten. Du rapporterer til arkivleder og blir en del av et hyggelig fagmiljø med gode kollegaer.
Arbeidsoppgaver
- Daglige driftsoppgaver som; systemadministrasjon, fysisk og elektronisk postmottak, journalføring og kvalitetskontroll på alle nivåer (ugradert, lavgradert, høygradert)
- Innsynsbehandling og offentlig journal
- Periodiske arkivoppgaver som; vedlikehold av arkivplan og internkontroll, BK-plan, arkivnøkkel
- Vedlikehold og videreutvikling av arbeidsprosesser, rutiner og veiledninger for saksbehandling og arkiv
- Lederstøtte, kurs og brukerstøtte, saksflyt, vedlikehold og utvikling av dokumentmaler m.m
- Gradert arkiv og håndtering av dokumenter etter sikkerhetslovens bestemmelser
- Andre oppgaver ved behov
Vi benytter kontinuerlig forbedring som arbeidsmetodikk.
Kvalifikasjoner
- Bachelorgrad innen informasjonsforvaltning
- Annen relevant utdanning og spesielt lang og relevant erfaring kan kompensere for manglende formell utdanning
- Erfaring med systemadministrasjonsoppgaver innen elektroniske arkiv- og saksbehandlersystemer, fortrinnsvis P360
- Gode IKT-kunnskaper utover grunnleggende kompetanse, og interesse for digitale løsninger
- Erfaring fra offentlig forvaltning og relevante lovverk
- God muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk og engelsk
- Du må kunne sikkerhetsklareres for minimum Hemmelig og Nato Secret
Personlige egenskaper
- Du trives i et miljø med fleksible arbeidsoppgaver og høyt arbeidstempo
- Du er selvstendig, effektiv og løsningsorientert
- Du er kvalitetsbevisst, strukturert og nøyaktig
- Du er faglig nysgjerrig og liker å holde deg oppdatert, samtidig som det er naturlig for deg å dele kunnskap med de rundt deg
Personlig egnethet vil bli vektlagt.
Vi tilbyr
- Jobb i et av Norges fremste og største militærteknologiske fagmiljø
- Fleksibel arbeidstid
- Bedriftshelsetjeneste
- Medlemskap i Statens pensjonskasse
- I Oslo har du tilgang til treningssenter i nabobygget, du vil også ha muligheten til å trene i arbeidstiden
- Kontorlokaler på Militærhospitalet, sentralt i Oslo på Akershus festning
Stillingen lønnes etter Statens lønnsregulativ som rådgiver stillingskode 1434 med lønnsspenn kroner 584 700 - 689 100,- brutto pr. år (ltr 63-72). Lønnsplassering etter kvalifikasjoner. Det trekkes to prosent lovbestemt innskudd til Statens pensjonskasse.
Våre ansatte legger vekt på lojalitet til forsvarssektorens etiske retningslinjer og at du identifiserer deg med våre kjerneverdier: integritet, respekt og ansvar.
Vi ønsker et variert og mangfoldig arbeidsmiljø og oppfordrer alle kvalifiserte kandidater til å søke uten hensyn til alder, kjønn og bakgrunn. De som søker hos oss må kunne sikkerhetsklareres og autoriseres i henhold til det nivå som er nødvendig for stillingen. Forsvarsmateriell vil ved behov legge til rette arbeidsforholdet for personer med redusert funksjonsevne.
Dersom det er kvalifiserte søkere med funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn, skal vi innkalle minst én søker i hver av disse gruppene til intervju. For å bli vurdert som søker i disse gruppene, det vil si positivt særbehandlet på denne måten, må søkerne oppfylle visse krav. Les mer om kravene på Arbeidsgiverportalen, https://arbeidsgiver.difi.no/positivsaerbehandling
Vi oppfordrer søkere til å krysse av i jobbportalen dersom de har funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn. Avkrysningene i jobbsøkerportalen danner grunnlag for anonymisert statistikk som alle statlige virksomheter rapporterer i sine årsrapporter.
I henhold til offentlighetsloven § 25 andre ledd kan opplysninger om søkeren bli offentliggjort selv om søkeren har anmodet om ikke å bli oppført på søkerlisten. Du vil i så tilfelle bli varslet om dette.
Kontaktinformasjon
Merethe Fredheim, Arkivleder, 988 90 982, mefredheim@mil.noArbeidssted
Grev Wedels Plass 10151 Oslo
Nøkkelinformasjon:
Arbeidsgiver: ForsvarsmateriellReferansenr.: 4640622968
Stillingsprosent: 100%
Fast
Søknadsfrist: 16.04.2023
Om bedriften
Forsvarsmateriell skal på vegne av Forsvarsdepartementet ivareta ansvaret for å fremskaffe, forvalte og avhende materiell for Forsvaret og andre etater i forsvarssektoren på en ressurseffektiv måte.