Arkiv- og dokumentasjonsforvalter

Om stillingen

I seksjon for informasjonsforvaltning og administrasjon (IFA) er det ledig to faste stillinger som rådgiver/seniorrådgiver innenfor informasjonsforvaltning og arkiv. 

Seksjonen har ansvar for den daglige oppfølgingen av dokumentasjonsfangst, kvalitetssikring og ivaretakelse av journalføringspliktig dokumentasjon – oppgaver som er avgjørende for å sikre åpenhet, etterrettelighet og historisk bevaring. Vi har også ansvar for å sikre arkivene for en rekke offentlige utvalg og kommisjoner. 

Departementet står foran spennende oppgaver innen informasjonsforvaltning, blant annet periodisering av arkivet, rydding av eldre arkivmateriale og andre viktige forvaltningsoppgaver på fagområdet. Informasjonsforvaltningen er i endring, og vi beveger oss mot en digital fremtid med økt automatisering og smartere løsninger.

Arbeidsområde

• Journalføring av innkommende arkivverdig og journalføringspliktig dokumentasjon til departementet.
• Kvalitetssikring av dokumenter utarbeidet av ansatte i departementet i tråd med gjeldende retningslinjer.
• Kontroll og publisering av offentlig journal.
• Kvalitetssikring av data i databasen etter kravene i gjeldende lover og standarder.
• Brukerstøtte og informasjon til sluttbrukere på dokumentasjonsområdet.

• Brukeradministrasjon i WebSak.
• Revisjon av retningslinjer for arkivområdet.
• Utvikling av nye veiledninger på arkivområdet.
• Avlevering av papirarkiver til Arkivverket.
• Deltakelse i prosjektarbeid innen arkivområdet.

Andre relevante oppgaver kan også være aktuelle.

Hva slags bakgrunn har du?

• relevant høyere utdanning. Lang og solid erfaring fra arkiv i offentlig sektor kan kompensere for kravet om høyere utdannelse.  
• erfaring fra offentlig virksomhet
• erfaring med bruk og og journalføring i NOARK-baserte saksbehandlings- og arkivsystemer  
• kjennskap til relevant lovverk på arkivområdet

For én av stillingene er det også nødvendig med erfaring med systemadministrasjon.

• erfaring med arkivarrollen i WebSak
• erfaring med systemadministrasjon i WebSak
• kjennskap til NOARK-standarden som rammeverk for arkivdannelsen.
• erfaring med deltakelse i prosjektarbeid.
• erfaring med utarbeidelse av styrende dokumenter og rutinebeskrivelser innenfor fagområdet

Hvem ser vi etter?

• prioriterer arbeidsoppgaver og jobber systematisk og effektivt 
• identifiserer forbedringspotensial og muligheter for digitalisering
• kommuniserer godt både muntlig og skriftlig
• jobber selvstendig og leverer godt under tidspress

Som medarbeidere i departementet er vi faglig engasjerte, tar ansvar, er gode lagspillere og utvikler og forbedrer.

Hva får du hos oss?

• Du blir en del av et fagmiljø i sterk utvikling, med engasjerte og hyggelige kolleger. Vi legger vekt på å gi ansvar og 
  tillit, men også veiledning i et godt arbeidsfellesskap.
• Du vil få nærhet til politiske beslutninger.
• Om du ansettes som rådgiver eller seniorrådgiver avhenger av erfaringen din.
• Lønn vil ligge mellom 630 000 og 750 000 kroner avhengig av kompetansen og kvalifikasjonene dine. Er du spesielt godt kvalifisert til stillingen, kan høyere lønn vurderes.
• Som ansatt i staten får du blant annet fleksitid, sommertid og pensjons- og forsikringsordning gjennom Statens pensjonskasse som også har et av markedets billigste boliglån. Du får også mulighet til å trene i arbeidstiden.

Les dette før du søker

• Mangfold er en styrke og gjør at vi kan løse oppgavene våre enda bedre. Derfor ønsker vi oss medarbeidere med ulike kompetanser, fagkombinasjoner, livserfaringer og perspektiver. Har du funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn, oppfordrer vi deg som søker til å krysse av i jobbsøkerportalen. Er det kvalifiserte søkere, kaller vi inn minst én i hver gruppe til intervju, og får du jobben, legger vi til rette for deg om du trenger det. Utenom å velge ut riktige kandidater bruker vi ikke avkrysningene til noe annet enn anonymisert statistikk.
• Du kan be om å bli unntatt fra den offentlige søkerlisten. Dette må i så fall begrunnes. Vi kontakter deg dersom ønsket ditt ikke tas til følge.
• Arbeidsspråket er norsk.

• Alle søkere må laste opp vitnemål og attester. Bruk gjerne vitnemålsportalen.
• Den som ansettes må kunne sikkerhetsklareres.
• Vi benytter oss av Semac bakgrunnssjekk i utvalgte rekrutteringsprosesser.